Xafax Case Study Air Miles

Air Miles

Air Miles is een bekend loyaliteitsprogramma dat wordt gebruikt door veel organisaties. Met Air Miles kunnen klanten van onder andere Shell, Etos en Albert Heijn sparen voor kortingen, cadeaus of goede doelen. Het bedrijf achter dit loyaliteitsprogramma is Loyalty Management Netherlands. Zij zijn al lange tijd klant van Xafax. We gaan in gesprek met Martijn Koers, Enterprise Administrator, verantwoordelijk voor de Microsoft 365 en kantoor omgeving. Hij vertelt onder andere over de veranderende markt van Air Miles en hoe Xafax hen daarin ondersteunt.

Hoe zijn jullie in aanraking gekomen met Xafax?

“Dat is al een hele tijd geleden. We zijn al klant sinds 2018. Mijn collega had altijd direct contact met Xafax, al voordat ik hier kwam werken. Dat is ooit ontstaan omdat we een multifunctional nodig hadden. Die heeft Xafax toen geleverd. Sindsdien is onze organisatie veel veranderd en zijn onze behoeftes op gebied van printen en hardware ook veranderd.”

Op welke manier is dat veranderd?
“Wij hebben in de loop der jaren een enorme database opgebouwd. Daarmee kunnen wij onze partners van relevante informatie voorzien, mits wij daar natuurlijk toestemming voor hebben van de gebruikers in onze database. Op die manier zijn we naast een loyaliteits- en spaarprogramma ook steeds meer een databank geworden. Hierdoor weten we hoe gevoelig data kan zijn. We zijn dan ook erg AVG-gericht en dat wordt heel streng nageleefd.

Voor Air Miles is het daarom van groot belang dat we goed controle kunnen uitoefenen, kunnen verzekeren dat dingen op de juiste manier gebeuren en dat we bepaalde werkzaamheden goed kunnen uitbesteden. Op praktisch niveau is hardware daarin van groot belang. Ik vind het zelf belangrijk om een goedwerkende IT-omgeving te hebben die altijd up-to-date is en goed gedocumenteerd wordt. Omdat we in het verleden veel contact hadden met Xafax op printergebied, heb ik dat vraagstuk toen bij hen neergelegd.”

Om wat voor dienstverlening ging dat dan precies?

“Dat ging om het leveren van kantoorsystemen op een veilige manier, maar ook zorgen dat ze door de kwaliteitchecks gaan en aangesloten worden bij ons op kantoor. Wat daarbij van belang is, is dat je eenzelfde landschap aan systemen hanteert. Dat hebben we samen met Xafax bepaald op basis van onze gebruikerstypes. Xafax zorgt ervoor dat onze kantoorsystemen volledig en zo snel en simpel mogelijk gecontroleerd en uitgerold worden. Bovendien vervangen zij de kantoorsystemen iedere drie jaar, waardoor de kans op uitval en verloop een stuk kleiner wordt. Xafax denkt eigenlijk constant met ons mee over hoe we bepaalde IT-zaken het beste kunnen inrichten.

ISO27001

Wat misschien nog wel belangrijker is, is dat Xafax er ook voor zorgt dat het hele traject van inrichting en installatie van onze systemen volgens procedure verloopt. Zoals ik al aangaf is AVG bij ons een belangrijk begrip. Wij worden gecontroleerd en moeten voldoen aan de ISO27001 standaard voor informatiebeveiliging. Xafax zorgt ervoor dat het volledige traject soepel en naar deze standaard verloopt.

Daarnaast leggen zij alles m.b.t. onze kantoorsystemen voor ons vast door middel van uitgebreide registratie en rapportages. Dat is voor ons belangrijk, want wij moeten kunnen aantonen dat we volgens de regels gehandeld hebben. Dat bewijs hebben wij nodig en Xafax levert dat voor ons. Zij zorgen dat er geen losse eindjes zijn binnen onze kantoorsystemen.”

Wat levert te dienstverlening van Xafax jullie op?

“Wat het ons oplevert is dat wij compleet worden ontzorgd. Het inrichten van een kantoorsysteem heeft vaak nogal wat maatwerk nodig. Met Xafax kunnen we daar heel goed en snel afspraken over maken. Wij zijn daarin zelf soms wat trager, omdat beslissingen vaak over meerdere schijven heen moeten. Dan is het fijn als je een partij hebt die snel is in het oppakken van vraagstukken en direct een scherpe analyse en conclusie neerzet. Dat werkt heel prettig. Ze zijn ook heel goed in het aanpassen van hun dienstverlening aan wat een organisatie nodig heeft. Ze leveren geen standaardproducten, maar maatwerk. Precies wat wij nodig hebben dus

Martijn Koers

Enterprise Administrator

"Hoe bevalt de samenwerking met Xafax?"

Onze relatie met Xafax is goed en de samenwerking is fijn. Ze zijn makkelijk bereikbaar en denken op eenzelfde manier als wij. Als ik een vraag heb bel ik gewoon direct en andersom ook. We draaien er niet omheen. We zeggen gewoon tegen elkaar waar het op staat en proberen zo snel mogelijk tot oplossingen te komen. Dat werkt heel lekker.

Bij andere leveranciers kan het nog wel eens stroperig lopen of worden afspraken niet goed opgevolgd. Dat is bij Xafax niet het geval. Je merkt snel genoeg of het klikt met een partij en met Xafax klikte het meteen goed. Eigenlijk bevalt het zo goed dat we nu aan het kijken zijn of we andere diensten ook bij Xafax kunnen afnemen. Dat zie je wel vaker gebeuren, dat je begint met iets kleins en steeds verder een relatie uitbouwt.