Redactie Xafax
Une variété de circonstances inattendues, des pannes de système et des défaillances de la chaîne d'approvisionnement aux crises mondiales, peuvent déclencher un plan de continuité des activités. Même avant que Covid-19 ne modifie l'environnement de travail au bureau, beaucoup cherchaient déjà à étendre leur plan de continuité des activités avec une «politique de travail à domicile». Il s'agit de répondre aux besoins et aux attentes des salariés.
Une étude réalisée en 2019 par l'International Workplace Group a révélé que 61% des entreprises dans le monde laissaient déjà leur personnel travailler à domicile dans une certaine mesure. Cependant, la durée soudaine et longue de la pandémie a pris de nombreuses personnes par surprise, ce qui rend évident la nécessité d'un plan clair et facile à activer.
Il est logique que certaines parties des lieux de travail soient plus faciles à intégrer à un environnement externe que d'autres. Les ordinateurs portables et les téléphones sont simples, les imprimantes un peu moins. Cependant, le passage soudain au travail à distance ne signifie pas que les employés n'auront soudainement plus besoin d'imprimer des documents. Les entreprises de logistique, la chaîne d'approvisionnement et les industries hautement réglementées qui travaillent avec des produits dans le monde réel (plutôt que virtuel) ont toutes besoin d'enregistrements physiques.
Lorsque vous planifiez de diriger une entreprise pendant une crise, l'infrastructure d'impression et de numérisation n'est pas en tête de liste des éléments à prendre en compte. Pourtant, cette infrastructure peut être vitale pour les opérations commerciales.
Impression en nuage
Avec une solution d'impression efficace basée sur le cloud, les utilisateurs peuvent imprimer et gérer leurs documents depuis presque n'importe où. Le cloud élimine le besoin de rechercher ou de sélectionner d'abord une imprimante. Le travail d'impression peut être exécuté quel que soit l'emplacement de l'utilisateur. Une fois que l'utilisateur est sur un périphérique, le travail d'impression peut être imprimé par lui. Pour plus de simplicité, le système d'impression doit pouvoir recevoir des travaux d'impression par courrier électronique.
Le principal avantage de ceci est que n'importe quelle imprimante avec Secure Print Release peut imprimer des documents de manière sécurisée quand cela convient à l'utilisateur. Dans la situation actuelle, cela pourrait signifier lorsque personne n'est au bureau ou lorsque des directives de distanciation sociale sont en place. Cela réduit également la consommation de papier, car les utilisateurs n'impriment que ce dont ils ont besoin. Il permet également de gagner du temps et d'éviter les regards indiscrets sur les documents laissés sur un appareil. Cela améliore la sécurité.
En déplaçant l'infrastructure d'impression vers le cloud, l'impression mobile est également possible. Travailler à distance ne signifie pas nécessairement travailler à domicile, mais (certainement après la pandémie) peut également signifier travailler depuis un café, à l'aéroport ou à l'étranger lors d'un voyage d'affaires. L'impression mobile peut fonctionner aussi bien que l'impression de bureau. Il peut faire partie d'une infrastructure d'impression stable et éprouvée, prête à faire face à toute situation inattendue qui déclenche votre plan de continuité d'activité.
Les meilleurs fournisseurs auront des laitues pour s'assurer que les utilisateurs peuvent imprimer de la même manière sur tous leurs appareils mobiles.
Assistance à distance
Cela semble évident, mais lorsqu'un plan de continuité d'activité est déclenché par un sinistre, une crise mondiale ou un autre événement, le service sur site est souvent tout simplement impossible. Cela signifie qu'un ensemble de services et d'assistance, qui peut être fourni sans contact physique, est essentiel.
La prise en charge de la langue locale par téléphone est un bon début. Grâce à la diffusion en direct sur le smartphone, les employés peuvent montrer en toute sécurité à un agent de support quel est leur problème en temps réel. Cependant, un support qui fait vraiment la différence passe inaperçu ou corrige un bogue avant qu'il ne cause un problème. Avec les meilleures solutions d'impression basées sur le cloud, le service informatique peut surveiller l'utilisation de l'imprimante à distance. La création de rapports peut être effectuée jusqu'au niveau de l'utilisateur, quelle que soit l'origine du travail d'impression. Le suivi de ces tendances sous-jacentes conduit à une meilleure prise de décision dans l'ensemble de l'infrastructure d'impression et du flux de travail. Lorsque des contrôles sont nécessaires, des quotas peuvent être attribués par utilisateur ou groupe pour limiter l'impression couleur ou l'activité globale de sortie.
Retour au bureau
En ce qui concerne le retour (partiel) au bureau, les entreprises feraient bien d'évaluer d'abord l'état de leur équipement actuel. Tout comme avec les autres parties d'un réseau. Il s'agit d'une précaution judicieuse pour garantir que ceux qui ont besoin d'accéder aux imprimantes puissent les utiliser normalement. Si un environnement commercial a changé à long terme, une entreprise dotée d'une infrastructure basée sur le cloud sera en mesure de prendre des décisions basées sur les données. De cette façon, les coûts sont économisés et l'entreprise peut mieux se préparer à une automatisation et à une transformation numérique supplémentaires.
La récente pandémie a mis en évidence le besoin d'une infrastructure informatique solide pouvant fonctionner aussi bien à distance que sur site. Avec une infrastructure d'impression, cela signifie passer au cloud, gagner en visibilité à distance et utiliser des options flexibles pour gérer la sortie. L'impression est un aspect qui a souvent été négligé dans le passé parmi les investissements les plus importants pour la transformation numérique. Pour les organisations qui ne peuvent pas fonctionner complètement virtuellement, investir dans l'innovation dans le cadre d'un plan de continuité plus large aidera à répondre de manière plus résiliente aux perturbations futures.
Source : calculable
