Raj Dhesi
In het moderne zakenleven blijft printen een essentieel onderdeel van veel bedrijfsprocessen, ondanks de opkomst van digitale communicatie. Maar de kosten die gepaard gaan met printen kunnen aanzienlijk zijn en een behoorlijke impact hebben op het budget van een bedrijf.
Gelukkig zijn er manieren om deze kosten te verlagen zonder in te leveren op de kwaliteit van je afdrukken. Xafax geeft je 8 tips:
1. Ga voor Efficiënt Papiergebruik: Het verminderen van het papiergebruik kan directe kostenbesparingen opleveren. Moedig medewerkers aan om dubbelzijdig te printen en alleen wanneer het echt nodig is. Stimuleer digitale verspreiding van documenten en stel de standaardinstelling van de printers in op dubbelzijdig.
2. Kies voor Zuinige Printers: Bij het aanschaffen van nieuwe printers is het belangrijk om te kijken naar modellen die zuinig zijn in termen van inkt- of tonerverbruik. Printers met energiekeurmerken en eco-modi kunnen de operationele kosten aanzienlijk verlagen.
3. Overweeg Alternatieven voor Originele Cartridges: Originele inkt- en tonercartridges kunnen duur zijn. Je kan daarom overwegen om compatibele of gereviseerde cartridges te gebruiken die dezelfde kwaliteit bieden tegen een lagere prijs. Zorg er wel voor dat deze alternatieven van betrouwbare bronnen komen om kwaliteitsverlies te voorkomen.
4. Implementeer Printbeheer Software: Printbeheer software kan het printgedrag van medewerkers volgen en beheren. Dit kan leiden tot bewustwording van printgewoonten en het verminderen van onnodige afdrukken. Daarnaast kan het instellen van quota's voor printen en het vereisen van autorisatie voor grote printopdrachten onnodig gebruik beperken.
5. Digitaliseer Documentprocessen: Door documenten te digitaliseren en te kiezen voor elektronische workflows in plaats van papieren documenten, kun je niet alleen printkosten besparen, maar ook de efficiëntie van jouw processen verbeteren.
6. Zorg voor juiste printinstellingen en -gewoonten: Dat klinkt voor de hand liggend, maar dat is het allerminst. Simpele printgewoonten en controle van printinstellingen kunnen op jaarbasis een hoop printkosten besparen. Check bijvoorbeeld voor het afdrukken van (grote) documenten het printvoorbeeld om er zeker van te zijn dat alles correct is ingesteld. Zet de standaard printinstelling op zwart/wit en vergeet het dubbelzijdig printen niet!
7. Onderhoud en Kalibratie: Regelmatig onderhoud en kalibratie van printers kan ervoor zorgen dat ze optimaal presteren en dat er geen verspilling van inkt of toner optreedt als gevolg van slechte afdrukkwaliteit.
8. Bewustwording en Training: Het bewust maken van medewerkers van de kosten en impact van printen en het bieden van training over efficiënt printgebruik kan de hele organisatie helpen om verantwoorde printbeslissingen te nemen en zo de kosten drukken.
Tot zo ver onze tips voor het verminderen van printkosten. Onthoud dat deze tips niet betekenen dat je moet inleveren op de kwaliteit van je afdrukken. Met een combinatie van slimme strategieën, bewustwording en technologische hulpmiddelen kun jij aanzienlijke besparingen realiseren zonder concessies te doen aan de professionaliteit en nauwkeurigheid van jouw printjes.
Het implementeren van een goed doordacht printbeleid kan overigens niet alleen financiële voordelen opleveren, maar ook bijdragen aan een duurzamere en efficiëntere werkomgeving. Doe er je voordeel mee!
