Redactie Xafax
Xafax bestaat 40 jaar. Ter ere van dit prachtige jubileum gaan we in gesprek met een aantal van onze trouwe klanten. Wat kenmerkt hun samenwerking met Xafax en hoe heeft deze zich in al die jaren ontwikkeld? Dit keer de beurt aan Landstede Groep.
Landstede Groep is een van de grootste onderwijsinstellingen van Nederland en is met 49 locaties met name in het oosten van het land vertegenwoordigd. Op deze locaties verzorgt Landstede Groep waardevol en persoonlijk onderwijs voor mbo-studenten en leerlingen aan het voortgezet onderwijs. In totaal zijn dit er ruim vijfentwintigduizend.
Aan het hoofd van de IT-afdeling van Landstede Groep staat Jacco Heikoop. Sinds zijn binnenkomst vijf jaar geleden wordt Jacco vanuit Xafax bijgestaan door Bert Vink en Michiel Brederode. Hieronder gaan we met Jacco in gesprek over deze samenwerking.
“Ik was er helemaal aan het begin nog niet bij, maar volgens mij al heel lang. Ik denk dat we al ruim 25 jaar teruggaan, toen nog met magneetkaartjes. Het hele printgebeuren liep toentertijd nog via facilitaire dienst via twee collega’s.”
Bert Vink herinnert zich nog hoe de dienstverlening van Xafax bij Landstede Groep er toen uitzag:
“Landstede Groep had op alle locaties magneetkaartjes voor het kopiëren en voor het printen hadden zij de P-station. Dat was gewoon een computer waar iedereen naartoe kon printen. Dat was zo onveilig als het maar kan, want iedereen kon iedere printopdracht die daar naartoe werd gestuurd uitprinten en lezen. Maar toentertijd voldeed dat aan de vraag die er was. Dat waren andere tijden.”
Na die periode is er een tijd geweest waarin Landstede Groep zakendeed met een andere organisatie op het gebied van print- en betaalsystemen. Vanaf 2013 werd de zakenrelatie tussen Xafax en Landstede Groep nieuw leven ingeblazen: “Dat kwam toen met name omdat het Xafax systeem koppeling biedt met verschillende printmanagementsystemen, waaronder Equitrack, waar Landstede toen mee werkte.”
“De relatie is gewoon heel goed. Michiel Brederode, ons contactpersoon vanuit Xafax, dat is gewoon een gouden vent. We hebben altijd goed contact met elkaar en we snappen van elkaar wat we willen.”
“Het laatste traject dat we samen gedaan hebben was het Vechtdal College. Dat was een migratie en transitietraject, want zij kwamen nieuw bij Landstede Groep en hadden een andere IT-omgeving. Deze hebben we omgezet naar de Xafax omgeving. Dat zijn belangrijke trajecten die gewoon heel goed gaan.”
Bert Vink vult aan: “We hebben gezamenlijk over het Vechtdal College overlegd en vrij snel besloten om het systeem naar de Cloud te brengen. We zouden eerst een pilotfase doen van veertig dagen, zodat het college kon kijken of het beviel. Zo niet, dan zouden we alles gratis weer terugzetten. Dat laatste is nooit aan de orde geweest, want het systeem draaide direct als een zonnetje. Die transitie naar de Cloud toe zorgt voor ontzorging en maakt dat organisaties veel minder tijd kwijt zijn met eigen beheer.”
“Jazeker. Het systeem draait gewoon stabiel en de Cloudoplossing zorgt ervoor dat onze beheerder op die locatie veel minder IT-werkzaamheden heeft. Ons team is vrij klein. Het is geen doel om mensen van hun taken te beroven, maar hun werk verandert wel. We zijn begonnen met een IT-team van 38 mensen en zitten nu op 23. Dat komt omdat wij in het reguliere beheer steeds meer ontzorgt worden door professionals zoals Xafax. We hebben dagelijks zo’n dertigduizend actieve gebruikers op het netwerk.”
“Als organisatie hebben we een visie op het gebied van professionalisering van de afdeling en dienstverlening. Xafax draagt daaraan bij door de stabiliteit te realiseren die wij van ze vragen en verwachten. Succes komt te voet en gaat te paard zeg ik wel eens en dat is ook echt zo.”
“Xafax is een hele toegankelijke organisatie. Je hoeft nooit twee keer dezelfde vraag te stellen. Ons regulier beheer is goed geregeld, maar er zijn natuurlijk altijd uitzonderingen waar je tegenaan loopt. Dan wil je dat wel tegen een partner aan kunnen houden met verstand van zaken, die daarnaar kan kijken. Dan wil je niet het idee krijgen alsof je eigen kennisniveau hoger ligt dan dat van je partner of leverancier. Dat is bij Xafax niet het geval. Men snapt waar je het over hebt, is betrokken en zoekt naar oplossingen. Dat is gewoon heel fijn. Ik ben erg tevreden over de dienstverlening.”
“In de toekomst willen we de printomgeving beheersmatig standaardiseren. We willen nog minder beheerslasten hebben. Onze printomgeving is nu nog ingericht met Equitrack en passystemen. Dat is best complex en dat doen we nog allemaal op zelf gehoste machines. Dat willen we nu allemaal via de Cloud gemanaged hebben door Xafax.”
“We doen inmiddels ook betaalterminals met Xafax. Daar willen we ook een verdere standaardiseringsslag in maken. Naast printen gaan we dus ook meer de richting van betalingsverkeer op.”
“Ik geef niet snel een heel hoog rapportcijfer, maar op basis van mijn ervaring met Xafax op het gebied van toegankelijkheid, bereikbaarheid en kennis zou ik serieus gaan voor een 8,5. Er is vrijwel nooit wat en als er wel iets is, kunnen we altijd bij Xafax terecht.”
