Menu
Contact
Menu Contact
Case Study

In gesprek met Bibliotheek Kennemerwaard

Redactie Xafax Redactie Xafax
"Het lijntje is erg kort en dat werkt heel plezierig. Het is natuurlijk ook niet voor niets dat we al 15 jaar fijn samenwerken.”

Binnen de bibliothekenbranche heeft Xafax door de jaren heen een hoop innovatie en ontwikkeling doorgemaakt. Hierover gaan we in gesprek met Jeannette Bijlsma, ICT-adviseur bij Bibliotheek Kennemerwaard in het centrum van Alkmaar.

 

Hoe lang zijn jullie al klant van Xafax?

“Wij zijn sinds 2007 klant van Xafax, dus al ruim 15 jaar. Voor die tijd betaalden mensen boetes voor het te laat inleveren van boeken bij de uitleenbalie. Dat kostte heel veel tijd, alleen al door het tellen van het geld. Daarom zijn we toen begonnen met een oplossing van Xafax in de vorm van een betaalautomaat, de PayStation. Zo konden boetes veel efficiënter betaald worden met munten en biljetten.”

 

Hoe heeft de dienstverlening zich daarna ontwikkeld?

“Eigenlijk is er sprake van een constante ontwikkeling. Er is een hoop gebeurd in 15 jaar tijd qua ontwikkelingen op het gebied van betalen, printen en ICT.

Voor de publieke PC’s maakten we voorheen gebruik van een (andere) softwarepartij. Tussen die partij en Xafax was nog wel eens wat gesteggel over wie wat nu precies moest doen. Uiteindelijk kwam Xafax met een betaaloplossing en een ‘schil’ voor de publieke PC’s. Daarmee kunnen onze klanten bepaalde sites gratis raadplegen, de catalogus bekijken en het internet gebruiken, in combinatie met office. Eigenlijk is het dus het betaald gebruik maken van onze werkplekken. Dat zijn we toen gaan afnemen.

"Na een aantal jaren gebruik te hebben gemaakt van Paystations werken we sinds 2016 cashless. We gebruiken daarbij Pinstations en een Kiosk. Inmiddels bieden we ook Print from Your Own Device (PYOD). Dat loopt soepel. De reacties van bezoekers zijn erg positief."

 

Waarom heeft de dienstverlening van Xafax zich zo uitgebreid bij Bibliotheek Kennemerwaard?

“Bibliotheek Kennemerwaard is een fusieorganisatie. We zijn als Bibliotheek Alkmaar in zee gegaan met Xafax, maar zijn later gefuseerd met andere bibliotheken, waaronder die van Castricum, Heerhugowaard, Bergen en Langedijk. Daar waren allemaal andere betaal- en printsystemen in gebruik. Dat vonden we niet werken. Niet voor onze bezoekers en ook niet voor onze personeelsleden die in meerdere vestigingen werkten en dus meerdere systemen moesten kennen.

We wilden daarom als één organisatie ook één betaalsysteem, printoplossing en publieksschil in gebruik hebben. Toen hebben we voor Xafax gekozen. Zij zijn sindsdien het aanspreekpunt voor ons en hun software draait bij alle vestigingen van Bibliotheek Kennemerwaard.”

 

Waarom viel de keuze op Xafax?

“Dat lag aan een mix van verschillende argumenten. We hadden een aantal kwaliteitseisen waaraan voldaan moest worden. Daar voldeed Xafax aan. Uiteindelijk was met name de locatie van Xafax doorslaggevend. Omdat Xafax in Alkmaar zit zijn de lijntjes kort en kunnen ze hier snel zijn als er zich problemen voordoen. Dat is een groot voordeel ten opzichte van andere leveranciers.”

 

Wat levert Xafax de bibliotheek en de bezoekers op?

“De dienstverlening van Xafax zorgt ervoor dat wij onze bezoekers een stukje zelfredzaamheid kunnen bieden. Bezoekers hebben dankzij Xafax toegang tot internet, Office en diverse gratis te raadplegen bestanden zoals Muziekweb en Oefenen theorie-examen rijbewijs. Ook kunnen zij bestanden uitprinten, zowel vanaf een PC in de bibliotheek als via zelf meegenomen laptops, telefoons of andere apparaten, en boetes en contributie contactloos betalen. Door die zelfredzaamheid komen er voor Bibliotheek Kennemerwaard uren beschikbaar die we ergens anders voor in kunnen zetten.”

 

Hoe zou je de relatie met Xafax omschrijven?

“Die is stabiel en positief. Ik zie onze samenwerking ook echt als een relatie. En iedere relatie kent zijn pieken en dalen, maar over het grote geheel gezien ben ik zeker positief.”

 

Wat zijn dat voor pieken en dalen?

“Ik loop al een tijd mee in het bibliotheekwezen en in de ICT. Met iedere partij zijn er soms onduidelijkheden of andere verwachtingen. Dan praat je daarover en ga je weer verder. Dat is met Xafax niet anders. Ik vind bijvoorbeeld dat de communicatie over updates beter zou kunnen. Ik zou graag van tevoren willen weten wat een update inhoudt, waarom die nodig is en wat de implicaties zullen zijn voor bezoekers. Dat is een punt dat voor verbetering vatbaar is.

Daartegenover staan dan weer een aantal positieve punten van Xafax. Zo werk ik bijvoorbeeld heel snel en efficiënt met Norman, de engineer van Xafax. Dat lijntje is erg kort en dat werkt heel plezierig. Het is natuurlijk ook niet voor niets dat we al 15 jaar fijn samenwerken.”

 

Hoe zie je de samenwerking in de toekomst tegemoet?

“Ik denk dat we op dezelfde voet verder gaan. Ik verwacht wel dat we minder publieke werkplekken zullen krijgen, omdat mensen steeds vaker hun eigen apparatuur meenemen. Daardoor is er minder behoefte aan bijvoorbeeld een catalogus PC en meer behoefte aan het bij elkaar plaatsen van publiekspc's. Ook om groepjes uitleg te kunnen geven m.b.t. het gebruik van bijvoorbeeld overheidswebsites.

Het mobiele printen zie ik verder echt als toegevoegde waarde waar we steeds meer gebruik van zullen gaan maken. In de toekomst kunnen we wellicht ooit gaan werken met een werkplekreserveringssysteem. Dat biedt Xafax ook.”