Redactie Xafax
Microsoft 365 is binnen veel bedrijven het digitale hart van de dagelijkse werkzaamheden. Medewerkers gebruiken Outlook voor hun e-mail, Teams voor overleg en SharePoint en OneDrive om documenten op te slaan en te delen. Maar wie zorgt ervoor dat al deze toepassingen goed zijn ingericht, veilig blijven en aansluiten op de organisatie? Professioneel Microsoft 365 beheer wordt steeds belangrijker wanneer een bedrijf groeit en afhankelijker wordt van zijn online werkomgeving.
Misschien voert een medewerker het beheer er nu naast uit. Of worden instellingen pas aangepast wanneer er een probleem ontstaat. Dat kan een tijd goed gaan, maar leidt uiteindelijk vaak tot onduidelijkheid, veiligheidsrisico’s en onnodige kosten. Wanneer is Microsoft 365 uitbesteden een logische stap en wat levert externe ondersteuning jouw bedrijf op?
Microsoft 365 beheer gaat verder dan het aanmaken van e-mailadressen en het aanschaffen van licenties. Het omvat alle werkzaamheden die nodig zijn om de Microsoft 365-omgeving goed, veilig en overzichtelijk te laten functioneren.
Denk bijvoorbeeld aan:
Goed beheer zorgt ervoor dat medewerkers toegang hebben tot wat zij nodig hebben, zonder dat vertrouwelijke informatie onnodig toegankelijk wordt. Het helpt ook om de Microsoft 365-omgeving te laten meegroeien met de organisatie.
De term Office 365 beheer wordt nog regelmatig gebruikt. Microsoft 365 is echter breder dan alleen de bekende Office-programma’s. Afhankelijk van het gekozen abonnement omvat het ook mogelijkheden voor samenwerking, beveiliging en apparaatbeheer.
Niet ieder bedrijf hoeft het volledige beheer direct uit handen te geven. Toch zijn er duidelijke signalen die aangeven dat externe Microsoft 365 ondersteuning interessant wordt.
1. Het beheer wordt er door iemand naast gedaan
Binnen veel MKB-organisaties ligt het beheer bij een medewerker die technisch handig is. Deze persoon maakt accounts aan, lost problemen met Outlook op en probeert de instellingen bij te houden.
Dat kan in een kleine organisatie praktisch zijn, maar maakt het bedrijf ook kwetsbaar. De medewerker heeft meestal andere kerntaken en kan niet voortdurend alle ontwikkelingen binnen Microsoft 365 volgen. Bij afwezigheid of vertrek kan bovendien belangrijke kennis verloren gaan.
Door het Microsoft 365 beheer uit te besteden, wordt het beheer een structurele verantwoordelijkheid in plaats van een taak die tussendoor wordt uitgevoerd.
2. Jouw organisatie groeit of verandert
Nieuwe medewerkers, extra vestigingen, hybride werken of een reorganisatie hebben directe gevolgen voor de digitale werkomgeving. Gebruikers moeten snel toegang krijgen tot de juiste programma’s, bestanden en communicatiekanalen.
Bij groei neemt niet alleen het aantal accounts toe. Ook de structuur van Teams, SharePoint, rechten en gedeelde documenten wordt belangrijker. Een ICT-partner kan deze omgeving schaalbaar inrichten, zodat het beheer overzichtelijk blijft wanneer het bedrijf verder groeit.
3. Er zijn regelmatig vragen en problemen
Kunnen medewerkers bepaalde bestanden niet vinden? Werkt de synchronisatie van OneDrive niet goed? Of ontstaan er regelmatig problemen met mailboxen, agenda’s of Teams-vergaderingen? Dan kost het oplossen van deze vragen iedere keer tijd.
Met externe Microsoft 365 ondersteuning hebben medewerkers een duidelijk aanspreekpunt. Problemen worden sneller onderzocht en opgelost, terwijl interne medewerkers zich op hun eigen werkzaamheden kunnen richten.
4. Beveiliging krijgt onvoldoende aandacht
Binnen Microsoft 365 staat vaak gevoelige bedrijfsinformatie. Denk aan klantgegevens, financiële documenten, personeelsinformatie en interne communicatie. Daarmee is de omgeving ook interessant voor cybercriminelen.
Alleen een sterk wachtwoord is niet voldoende. Een goede beveiliging vraagt onder andere om multi-factor authentication, passende toegangsrechten, controle op verdachte aanmeldingen en duidelijke procedures voor medewerkers die in- of uitdienst treden.
Weet jouw organisatie niet precies welke beveiligingsmaatregelen zijn ingesteld? Dan is het verstandig om de omgeving te laten controleren. Microsoft 365 uitbesteden helpt vervolgens om het gewenste beveiligingsniveau structureel te bewaken.
5. Er is onvoldoende zicht op licenties en kosten
Microsoft 365 kent verschillende abonnementen en aanvullende licenties. Daardoor is het niet altijd eenvoudig om te bepalen welke combinatie het beste bij de organisatie past.
Zonder actief licentiebeheer betaal je mogelijk voor accounts of functionaliteiten die niet worden gebruikt. Het tegenovergestelde kan ook gebeuren: medewerkers missen belangrijke mogelijkheden omdat hun licentie niet goed aansluit op hun werkzaamheden.
Een Microsoft 365-specialist kan het gebruik controleren, licenties logisch verdelen en adviseren wanneer de behoeften binnen de organisatie veranderen.
6. De samenwerking kan efficiënter
Microsoft 365 biedt veel mogelijkheden om samen te werken, maar deze worden niet altijd optimaal benut. Bestanden worden bijvoorbeeld nog als e-mailbijlage rondgestuurd, verschillende versies staan op meerdere locaties en Teams wordt alleen als chatprogramma gebruikt.
Met een duidelijke inrichting van Teams, SharePoint en OneDrive kunnen medewerkers eenvoudiger samenwerken en documenten centraal beheren. Daarvoor moet wel worden afgesproken welk platform waarvoor wordt gebruikt en wie toegang krijgt.
Xafax ICT helpt bedrijven bij het inrichten van een Microsoft 365-omgeving waarin medewerkers veilig en efficiënt kunnen werken met de bekende Microsoft-applicaties.
De belangrijkste reden om het beheer uit te besteden, is dat Microsoft 365 structureel aandacht krijgt. Een externe ICT-partner houdt zich niet alleen bezig met incidenten, maar kan ook adviseren, controleren en optimaliseren.
De belangrijkste voordelen zijn:
Microsoft 365 staat bovendien niet los van de rest van de ICT-omgeving. Door de dienstverlening te combineren met RMM werkplekbeheer, kunnen apparaten en werkplekken proactief worden gemonitord en onderhouden.
Microsoft 365 uitbesteden betekent niet automatisch dat jouw bedrijf alle controle verliest. De verdeling van verantwoordelijkheden kan worden afgestemd op de kennis en capaciteit binnen de organisatie.
Je kunt bijvoorbeeld kiezen voor volledig beheer door een externe ICT-partner, maar ook voor gedeeld beheer met een interne ICT-medewerker. Andere mogelijkheden zijn ondersteuning bij complexe vragen, een eenmalige controle van de omgeving of alleen hulp bij een migratie, beveiligingsvraagstuk of nieuwe inrichting.
Het belangrijkste is dat duidelijk wordt vastgelegd wie verantwoordelijk is voor gebruikers, licenties, beveiliging, back-ups, incidenten en wijzigingen. Zo voorkom je dat werkzaamheden dubbel worden uitgevoerd of juist blijven liggen.
Een cloudomgeving is niet automatisch hetzelfde als een volledige back-upstrategie. Microsoft biedt mogelijkheden om verwijderde bestanden terug te halen, maar dit betekent niet dat iedere organisatie automatisch beschikt over een back-up die aansluit op haar eisen.
Bepaal daarom welke gegevens beschermd moeten worden, hoelang deze bewaard moeten blijven en hoe snel bestanden na een incident beschikbaar moeten zijn. Ook is het belangrijk om regelmatig te controleren of gegevens daadwerkelijk kunnen worden hersteld.
Xafax ICT kan naast Microsoft 365 ook ondersteunen bij back-up beheer. Daarbij wordt gekeken naar de gewenste frequentie, bewaartermijnen en herstelmogelijkheden voor belangrijke bedrijfsdata.
Bij het uitbesteden van Microsoft 365 beheer geef je een externe partij toegang tot een belangrijk onderdeel van jouw organisatie. Kies daarom niet alleen op basis van prijs.
Let onder andere op:
Vraag ook hoe de ICT-partner omgaat met wijzigingen, nieuwe medewerkers, uitdiensttreding en onverwachte problemen. Een goede samenwerking gaat verder dan het oplossen van losse storingen. De partner moet jouw organisatie en manier van werken leren kennen.
In de klantcase van Air Miles lees je hoe Xafax ICT meedenkt over de bredere IT-keten en helpt om werkzaamheden veilig en goed gedocumenteerd uit te voeren.
Xafax ICT helpt MKB-organisaties bij het inrichten, beheren en optimaliseren van hun online werkplek. Daarbij wordt niet alleen gekeken naar de Microsoft 365-applicaties, maar ook naar de apparaten, beveiliging, back-ups en ondersteuning daaromheen.
De samenwerking begint met een inventarisatie van de huidige situatie en de wensen van jouw organisatie. Vervolgens wordt bepaald welke ondersteuning nodig is. Dat kan variëren van licentie- en gebruikersbeheer tot hulp bij Teams, SharePoint, OneDrive, beveiliging en werkplekbeheer.
Door Microsoft 365 beheer onder te brengen bij één centraal aanspreekpunt ontstaat meer overzicht. Medewerkers weten waar zij met vragen terechtkunnen en jouw organisatie hoeft niet zelf iedere technische ontwikkeling te volgen.
Microsoft 365 beheer uitbesteden is vooral interessant wanneer het beheer steeds meer tijd kost, de organisatie groeit, de beveiliging extra aandacht nodig heeft of interne kennis en capaciteit ontbreken.
Ook als er nog geen grote problemen zijn, kan externe ondersteuning waardevol zijn. Goed beheer helpt namelijk niet alleen om storingen op te lossen, maar juist ook om problemen te voorkomen, kosten beheersbaar te houden en medewerkers efficiënt te laten samenwerken.
Wil je weten welke vorm van Microsoft 365 ondersteuning bij jouw bedrijf past?
Neem contact op met Xafax ICT. Onze ICT-specialisten bekijken graag hoe jouw Microsoft 365-omgeving veiliger, overzichtelijker en eenvoudiger te beheren wordt.
