Laat één ding direct duidelijk zijn IT kost nou eenmaal geld. Er is nu eenmaal hardware, software, beheer et cetera nodig om als bedrijf te kunnen functioneren. Het maakt niet uit hoe groot de onderneming is een goed functionerende IT-omgeving is van groot belang en levert als het goed is geld op! Daarom geven wij jou 5 tips waarmee je kan besparen op de IT kosten. Houd wel in het achterhoofd dat niet alle besparingen goed zullen uitpakken. Sommige IT uitgaven geven jou namelijk een voordeel ten opzichte van de concurrentie. Oftewel, penny wise, pound foolish wat veel weg heeft van goedkoop is duurkoop.
Onze tips:
Zonder een overzicht van de IT uitgaven is het onbegonnen werk om hierop te besparen. De eerste stap is het inzichtelijk maken van de IT kosten. Welke software, hardware en andere IT gerelateerde kosten worden er gemaakt. Wanneer er een overzicht gecreëerd is, kan er eerst beoordeeld worden of de kosten opwegen tegen de resultaten. Houd wel in het achterhoofd dat sommige IT kosten jou een voordeel gegeven ten opzichte van de concurrentie en dus milder beoordeeld dienen te worden. Zodra je het overzicht helder hebt kun je beoordelen waar er bespaard kan worden. 
Bij de zoektocht naar besparingen op de IT is het van groot belang om de contracten te beoordelen. Kijk niet alleen naar de aflopende contracten maar kijk ook kritisch naar de lopende contracten. Ook hier is het startpunt het creëren van een overzicht. Werkt alles naar behoren of zijn er alternatieven op de markt? Wat zijn de looptijden van de contracten en bijbehorende opzegtermijnen? Heb je dit inzichtelijk dan voorkom je dat je tegen verassingen aanloopt bij contracten. Ook niet onbelangrijk is het om de licenties te controleren. Worden alle licenties nog wel gebruikt? Veranderingen in het personeelsbestand leiden wel vaker tot inactieve licenties.
Inmiddels is het niet meer de vraag of de overstap naar de cloud wordt gemaakt, maar wanneer deze zal plaatsvinden. De overstap naar de cloud brengt voldoende voordelen met zich mee. Zo brengen werkplekken in de cloud gegarandeerd kostenvoordelen met zich mee.
Werkplekken
De werkplekken zijn flexibel en kunnen eenvoudig de aanpassingen in het personeelsbestand volgen. Ook kan er overal gewerkt worden en zijn alle bestanden voor iedereen up-to-date. Er kan gewerkt worden met gepersonaliseerde profielen, zodat de medewerker alleen krijgt te zien wat er nodig is voor de functie. Alles staat veilig in de Cloud, waardoor calamiteiten geen extra zorgen met zich meebrengen. Waarmee de continuïteit van uw bedrijf is gewaarborgd.
Telefonie
Naast de werkplekken kun je ook de telefonie naar de cloud brengen. Met de telefonie in de cloud is een fysieke telefooncentrale overbodig. De telefonie is niet meer locatie afhankelijk en is volledig naar eigen voorkeur in te richten. Ook zijn er koppelingen te maken met diverse applicaties en kan je bijvoorbeeld voicemails in jouw privé mailbox ontvangen. Naast de kostenbesparing brengt het dus ook productiviteitsvoordelen met zich mee.
Heb je eigenlijk wel overzicht van welke apparaten je allemaal hebt? Welke applicaties er allemaal geïnstalleerd zijn op de apparaten en of deze nodig zijn?
Hardware
Vaak is de leverancier doorslaggevend bij de aanschaf van nieuwe apparatuur. Check daarom goed tot wanneer de ondersteuning loopt soms kan de apparatuur nog langer mee dan wordt aangegeven. Ook kunnen er kosten bespaard worden met het terugbrengen van het aantal printers. In sommige gevallen kan er door de aanschaf van nieuwe apparatuur juist een productiviteitsslag gemaakt worden. Want zeg nou zelf er niets meer frustrerender dan een langzame computer en een applicatie die continu vast loopt.
Applicaties
Het is belangrijk om een goed overzicht te hebben van alle applicaties die gebruikt worden. Na verloop van tijd is namelijk niet ondenkbaar dat er applicaties zijn die dubbel werk doen. Voor deze dubbele applicaties betaal je wel. Het terugbrengen van het aantal applicaties is een goeie kostenbesparende maatregel. Beschrijf jouw processen en de applicaties die daar gebruikt worden, dragen deze nog bij aan de doelstelling of zijn sommige overbodig?
Sinds 1995 is het outsourcen van de IT-werkzaamheden ingezet. Met het outsourcen van de IT worden en kosten bespaard. Er hoeft geen IT-afdeling meer bemand te worden en met een extern IT-bedrijf krijg je er gelijk een bak aan kennis bij. Nieuwe applicaties kunnen
vlot geïmplementeerd worden en kunnen een concurrentievoordeel opleveren. Zet dit af tegen een enkele IT’er die een “beperkte“ kennis heeft en de nieuwe applicatie eerst eigen moet maken alvorens hem te kunnen implementeren.
