Redactie Xafax
Een broodje in de kantine, een drankje uit de automaat of een printopdracht: op een school vinden dagelijks veel kleine betalingen plaats. Wanneer leerlingen, studenten en medewerkers hiervoor verschillende betaalmethoden gebruiken, ontstaat al snel een versnipperd proces. Met een centraal betaalsysteem school maak je deze betaalmomenten eenvoudiger, overzichtelijker en veiliger.
Leerlingen en studenten kunnen met een schoolpas, tag of smartphone betalen. De onderwijsinstelling beheert de betaalpunten en transacties vanuit één omgeving. Zo vormt cashless betalen geen los onderdeel meer, maar een geïntegreerd onderdeel van de dagelijkse schoolomgeving.
Contant geld zorgt op school voor extra handelingen. Medewerkers moeten wisselgeld beheren, kassalades controleren en inkomsten verwerken. Tijdens drukke pauzes kan dit bovendien leiden tot langere wachtrijen bij de kantine.
Ook losse betaaloplossingen brengen uitdagingen met zich mee. Wanneer de kantine, automaten en printers allemaal een eigen systeem hebben, raakt het beheer versnipperd. Leerlingen moeten mogelijk verschillende betaalmiddelen gebruiken en de administratie ontvangt gegevens uit meerdere bronnen.
Een centraal betaalsysteem brengt deze betaalmomenten samen. Hierdoor ontstaat één omgeving voor gebruikers, betaalpunten en transacties. Dat maakt betalen eenvoudiger voor leerlingen en studenten en geeft de school meer grip op het beheer.
Een cashless school kan onder andere profiteren van:
Met het NetPay betaal- en loyaliteitsplatform kunnen verschillende betaalpunten binnen een onderwijsinstelling worden verbonden. Iedere gebruiker krijgt een persoonlijk account met een digitaal tegoed.
Aan dat account kan een schoolpas, studentenkaart, NFC-tag of smartphone worden gekoppeld. Bij een betaling houdt de gebruiker het gekozen betaalmiddel bij de betaalterminal. Het bedrag wordt vervolgens vanuit het beschikbare tegoed afgerekend.
NetPay kan worden gebruikt bij onder andere:
Daardoor hoeft een school niet voor ieder betaalpunt een aparte oplossing te gebruiken. Dezelfde schoolpas waarmee een leerling in de kantine betaalt, kan afhankelijk van de inrichting ook bij andere aangesloten voorzieningen worden gebruikt.
De schoolkantine is vaak het drukste betaalpunt binnen een onderwijsinstelling. In een korte pauze willen veel leerlingen en medewerkers tegelijk afrekenen. Een traag of ingewikkeld betaalproces leidt dan al snel tot wachtrijen.
Met cashless betalen op school hoeft een leerling alleen de schoolpas, tag of smartphone bij de betaalterminal te houden. Er hoeft geen contant geld te worden geteld en er is geen wisselgeld nodig. Hierdoor kan het afrekenen sneller verlopen.
Ook voor de cateraar of kantinemedewerker wordt het proces overzichtelijker. Producten en prijzen kunnen centraal worden beheerd. Met NetPay Manager kan een beheerder de NetPay-omgeving online benaderen. Het product- en prijsbeheer kan desgewenst ook bij een cateraar of automatenleverancier worden ondergebracht.
Dat voorkomt dat alle wijzigingen via de ICT-afdeling of administratie van de school moeten lopen. Iedere betrokken partij kan binnen de afgesproken rechten het eigen onderdeel beheren.
Veel scholen werken al met een schoolpas of studentenkaart voor identificatie, toegang of registratie. Door de pas ook als betaalmiddel te gebruiken, hoeft er geen afzonderlijke betaalkaart te worden uitgegeven.
De schoolpas wordt gekoppeld aan het persoonlijke NetPay-account van de gebruiker. De pas zelf hoeft daarbij geen contant geld te bevatten: hij geeft toegang tot het digitale tegoed binnen de betaalomgeving.
Een persoonlijk account maakt het mogelijk om gebruikers en transacties centraal te beheren. Leerlingen en studenten kunnen via het bijbehorende webportaal krediet opladen en hun transacties volgen. Afhankelijk van de gekozen inrichting kan ook via een smartphone worden betaald.
Een cashless school sluit daarmee beter aan op de dagelijkse gewoonten van leerlingen en studenten. Zij zijn gewend om snel en digitaal te betalen en hoeven op school geen contant geld mee te nemen.
Een belangrijk onderdeel van een praktisch betaalsysteem voor school is de mogelijkheid om saldo online te beheren. Via myNetPay kan een gebruiker het beschikbare saldo bekijken, tegoed opwaarderen en eerdere transacties inzien.
Hierdoor hoeft het opwaarderen niet uitsluitend bij een fysieke automaat op school plaats te vinden. De gebruiker kan vooraf controleren of er voldoende saldo beschikbaar is en het tegoed aanvullen wanneer dat nodig is.
Voor onderwijsinstellingen die met Smartschool werken, biedt Xafax een koppeling tussen NetPay en Smartschool. Met Single Sign-On kunnen gebruikers tussen beide platformen navigeren. Ook kunnen er bijvoorbeeld meldingen over een laag saldo worden weergegeven.
Door systemen met elkaar te verbinden, hoeft gebruikersinformatie minder vaak handmatig te worden verwerkt. Dat verkleint de administratieve belasting en zorgt voor een gebruiksvriendelijker proces.
Een betaalsysteem moet niet alleen prettig werken voor leerlingen. Ook de medewerkers die verantwoordelijk zijn voor de kantine, financiën, ICT en facilitaire processen moeten ermee uit de voeten kunnen.
Met centraal beheer ontstaat inzicht in de aangesloten betaalpunten en transacties. Dit voorkomt dat gegevens uit verschillende kassa’s, automaten en andere systemen handmatig moeten worden samengevoegd.
Afhankelijk van de inrichting kan de school beheertaken verdelen. Een hoofdbeheerder kan bijvoorbeeld rechten toekennen aan medebeheerders of externe partners. Zo kan de cateraar het eigen assortiment en de bijbehorende prijzen beheren, terwijl de school controle houdt over de totale omgeving.
Ook kunnen verschillende gebruikersgroepen worden ingericht. Een onderwijsinstelling kan bijvoorbeeld onderscheid maken tussen leerlingen, studenten, medewerkers en externe bezoekers. Voor deze groepen kunnen, wanneer gewenst, verschillende prijzen of rechten worden toegepast.
Bij Thomas More Hogeschool wordt NetPay ingezet om verschillende kassa’s en verkooppunten met elkaar te verbinden. Gebruikers kunnen vanuit hun NetPay E-wallet met een pas of de myNetPay-app betalen. De omgeving ondersteunt daar ook verschillende prijzen voor verschillende gebruikersgroepen.
Waar contant geld wordt gebruikt, moet geld worden bewaard, geteld en verplaatst. Dat brengt risico’s op fouten, verlies, fraude en diefstal met zich mee. Door geldstromen te digitaliseren, worden deze handelingen beperkt.
Alle betalingen worden binnen het systeem geregistreerd. Daardoor ontstaat een duidelijker overzicht van de transacties en hoeft er minder contant geld op school aanwezig te zijn.
Een veilig betaalsysteem vraagt daarnaast om heldere afspraken. Denk aan het toekennen van beheerrechten, het blokkeren of vervangen van betaalmiddelen en het zorgvuldig verwerken van gebruikersgegevens. Bij de inrichting moet daarom worden bepaald welke medewerkers toegang krijgen tot welke onderdelen van de omgeving.
Ook wet- en regelgeving speelt een rol bij elektronische betaalsystemen. Xafax Nederland staat in het openbare register van betaaldienstverleners van De Nederlandsche Bank voor het faciliteren van gesloten betaalsystemen met elektronisch geld.
Niet ieder betaalsysteem sluit automatisch aan op iedere onderwijsinstelling. Breng daarom vooraf de huidige betaalstromen, systemen en gebruikersgroepen in kaart.
Let bij de keuze onder andere op:
Kijk niet alleen naar de huidige situatie. Misschien wil de school beginnen met cashless betalen in de kantine, maar later ook automaten, printers of andere voorzieningen aansluiten. Een modulair systeem voorkomt dat er bij iedere uitbreiding opnieuw een losse oplossing nodig is.
NetPay is ontwikkeld als een centraal cashless betaal- en loyaliteitsplatform. Het systeem kan worden ingezet binnen verschillende typen onderwijsinstellingen, van scholen tot hogescholen en universiteiten.
De oplossing kan klein beginnen en later worden uitgebreid met extra betaalpunten, gebruikersgroepen en functionaliteiten. Daardoor kan de inrichting meegroeien met de behoeften van de onderwijsinstelling.
Xafax combineert het platform met ondersteuning bij de inventarisatie, implementatie en het beheer. Daarbij wordt gekeken naar de bestaande schoolpassen, betaalpunten, gebruikersgroepen en mogelijke koppelingen. Het doel is een betaalomgeving die eenvoudig werkt voor leerlingen en medewerkers, zonder onnodig extra beheer voor de school.
Een goed betaalsysteem maakt betalen in de kantine, bij automaten en andere voorzieningen sneller en overzichtelijker. Leerlingen gebruiken één herkenbaar betaalmiddel, terwijl de school grip houdt op gebruikers, betaalpunten en transacties.
Wil je weten hoe NetPay binnen jouw school kan worden ingericht? Neem contact op met Xafax voor een vrijblijvend gesprek. Samen brengen we de betaalmomenten binnen jouw onderwijsinstelling in kaart en bekijken we welke oplossing het beste aansluit.
