Edese Golf Club Papendal

Témoignage client Edese Golf Club Papendal

L'Edese Golf Club (GC) Papendal est situé au milieu du paysage boisé et vallonné du sud de Veluwezoom, entre Arnhem et Ede. L'un des plus beaux parcours de golf 18 trous des Pays-Bas. L'Edese GC Papendal compte environ 950 membres, un club-house moderne, de vastes installations d'entraînement et d'excellentes installations de restauration.

Rob Koning est membre du conseil d'administration du club de golf et s'occupe principalement des questions non liées au golf. « Cela semble fou, car ici tout tourne autour du golf, bien sûr. J'essaie d'aménager au mieux toutes les installations de notre club de golf, afin que les gens puissent profiter de manière optimale du golf ici », dit-il. Koning utilise la solution Cashless Golf de Xafax depuis plusieurs années. Il nous raconte les origines et le développement de cette collaboration.

Machine à balles et hangar à sacs

La collaboration entre Xafax et Edese GC Papendal a été établie en 2018. «C'était avant mon arrivée en tant que membre du conseil d'administration», explique Koning. « Avant, les gens payaient les balles de notre practice avec des pièces de monnaie. Un ancien membre du conseil d'administration a ensuite été informé par Duchell, le fournisseur de notre matériel de terrain, y compris la machine à balles, de parler à Xafax. Puis Pieter Gramser de Xafax est arrivé et a décidé d'automatiser la machine à balles en créant une carte spécifique pour celle-ci. Les gens pouvaient déposer de l’argent sur cette carte et l’utiliser pour acheter des balles.

L'avantage du système fermé proposé par Xafax est que nous pouvons également facturer des tarifs différents pour différents types de clients. Par exemple, nous prévoyons d'augmenter légèrement le prix de la balle pour les utilisateurs invités au practice, alors qu'il reste le même pour les membres.

La machine à balles a été mise en service mi-2019. Nous avons ensuite immédiatement effectué le contrôle d'accès à l'entrepôt de sacs. De nombreux membres ne ramènent pas leurs sacs et effets personnels de golf à la maison, mais les stockent dans notre hangar à sacs en bas. À partir de ce moment-là, ils pouvaient également accéder à cet entrepôt grâce à la passe de balle, comme on appelait alors la carte Xafax.

Développements

Bien plus est désormais possible. Les services de Xafax à Edese GC Papendal se sont considérablement développés au fil des années. "Il y a en fait un développement constant, motivé par de nouveaux besoins de notre part, mais aussi en partie inspiré par la Fédération néerlandaise de golf (NGF)", explique Koning. Il passe en revue les différentes demandes une à une, en commençant par l'introduction de la carte club.

Carte de club

« Avant, les gens payaient au bar avec leur carte NGF. Le NGF est ensuite passé à un laissez-passer numérique. Cependant, l'âge moyen de nos membres est supérieur à soixante. J'étais donc convaincu que tous les membres ne voulaient pas payer avec leur téléphone portable et qu'il fallait trouver une alternative. Comme nous avions déjà la passe de balle à l'époque, j'ai demandé à Pieter si nous pouvions également utiliser la passe pour la restauration. Ensuite, nous avons fait ça.

Nous avons immédiatement décidé que nous voulions rendre cette passe importante. Parce que le nom «ball pass» ne signifie pas que vous puissiez payer avec au bar, nous avons changé le nom en «carte club». Pour personnaliser cette carte de club, nous lui fournissons une photo. Nous voulions rendre la création d'une telle carte si simple que les gens puissent demander une carte de club au service desk, se faire prendre en photo immédiatement et recevoir la carte immédiatement. Xafax a arrangé ça pour nous.

Au début, nous doutions que cette nouvelle carte de club soit acceptée par les membres. Peut-être qu’ils n’en avaient pas du tout besoin ? C'était d'autant plus drôle de voir avec quelle fierté les premiers détenteurs d'une carte de club la montraient aux autres. En peu de temps, tout le monde avait une carte de club et elle servait à tout.

Un avantage majeur de l’introduction de la carte club réside dans le fait que des sommes plus importantes peuvent être placées sur une carte club. Les membres mettent dix, peut-être vingt euros sur une carte ballon, mais comme la carte club est aussi destinée à la restauration, ils y mettent rapidement une centaine d'euros, voire plus. De plus, la photo sur la carte du club garantit que le pass est personnel et que d'autres personnes ne pourront pas payer avec votre pass si vous le perdez.

Machine de recharge

« La prochaine chose que nous avons rencontrée a été la mise à niveau. Les gens pouvaient déposer de l’argent sur leur carte de club via l’application et l’utiliser au club de golf. Cela a bien fonctionné, mais de nombreux anciens membres ne comprenaient pas comment procéder ou ne voulaient pas commencer. Ils venaient donc régulièrement au service desk pour que cela soit fait à leur place. Cela a pris beaucoup de temps.

C'est pourquoi nous avons réalisé une analyse de rentabilisation interne, dans laquelle nous avons demandé aux employés du service desk de calculer la fréquence à laquelle les membres venaient au comptoir pour recharger le solde de leur carte. Nous avons comparé le temps que nos employés y ont consacré avec les coûts d'une machine de recharge Xafax. Cela montrait que l’investissement était facile à justifier, et c’est ce qui s’est produit.

L’introduction de la machine de recharge a été vraiment fantastique. Lorsque les membres sont revenus au comptoir pour recharger leur carte club, nous leur avons dit qu'ils pouvaient désormais le faire eux-mêmes à la machine en bas. Sur le chemin de la machine, un membre pouvait grogner un peu : « Est-ce nécessaire, ces nouveautés ? », mais une fois arrivés à la machine, ils étaient tous positivement surpris de la facilité avec laquelle elle fonctionne. Il n’a pas fallu longtemps pour que la machine d’appoint soit pleinement acceptée et mise en service.

Postes d'enregistrement

« Les messages d'enregistrement sont arrivés plus tard. Celles-ci sont apparues en partie à l’époque du coronavirus. Avant le coronavirus, les gens venaient sur la piste sans faire de réservation. Nous avons ensuite travaillé avec une spirale boule. Les gens y jetaient une balle et l'endroit où elle atterrissait déterminait l'ordre sur la piste. Ensuite, vous ne saviez quand vous pouviez prendre la piste qu'à votre arrivée. Cela pourrait facilement ne pas durer encore deux heures et provoquerait donc des files d'attente.

Le golf était également l’un des rares sports que l’on pouvait continuer à pratiquer pendant la période du coronavirus. En conséquence, le parcours est devenu plus fréquenté et les clubs de golf ont gagné plus de membres. Dans le même temps, à cause du corona, nous avons dû veiller à pouvoir identifier les personnes sur la piste. Ensuite, comme tous les clubs aux Pays-Bas, nous avons introduit un système de réservation.

Mais réserver ne signifie pas que les gens viendront réellement. Il arrivait souvent que des gens avaient réservé une heure de départ mais ne se présentaient pas. Ceci n’est bien entendu pas favorable à une utilisation optimale de la capacité des voies. Pour éviter cela, je voulais avoir un système où les gens non seulement font des réservations, mais nous disent aussi qu'ils sont là. Nous y sommes parvenus en leur demandant de s'enregistrer avant de partir sur la piste.

Dans de nombreux clubs, les gens s’enregistrent au comptoir de service du club-house. Cela fonctionne, mais cela pose un problème important aux employés du centre de services. De plus, notre trou 10, qui est le point de départ du « deuxième neuf », se trouve à une certaine distance d'ici. Les gens qui débutent là-bas n’entrent souvent même pas en contact avec le club-house. C'est pourquoi nous avons développé en collaboration avec Xafax des stations d'enregistrement où les gens ne doivent pas s'enregistrer au service desk, mais simplement à l'endroit où ils commencent. Cela a beaucoup plus de sens et évite également aux gens de devoir marcher dix minutes pour s'inscrire.»

Inscription au concours

« Il se passait aussi autre chose. Nous organisons régulièrement des concours où les gens peuvent gagner de petits prix. Afin de payer ces prix, les gens doivent payer des frais d'inscription pour participer. Cependant, presque plus personne ne transporte d’argent liquide. C'est pourquoi nous avons choisi, en collaboration avec Xafax, d'introduire un terminal de paiement à la caisse. Désormais, les gens paient les frais d'inscription simplement en scannant leur carte de club à la billetterie du concours.

De cette façon, nous ajoutons une valeur supplémentaire à cette carte de club. C'est à la fois la machine à balles, la restauration, vos matchs, votre enregistrement des présences et l'accès à l'entrepôt de sacs. Vous êtes donc entièrement facilité au sein du club avec un seul pass. Avec la carte du club, vous pouvez tout faire.

Lien avec iBirdies

« Enfin, Xafax a également rendu possible une connexion avec iBirdies . Cela rend l’inscription encore plus facile pour nos membres. Dès qu'une personne entre sur le site, elle est reconnue par son appareil mobile et le terminal lui demande immédiatement si elle souhaite s'enregistrer. Il lui suffit alors de cliquer sur « oui » et il est inscrit.

Cela fonctionne via GPS et les membres doivent avoir donné leur autorisation pour cela. Bien sûr, tout le monde ne veut pas cela. Ce que Xafax a fait avec le poteau d'enregistrement, c'est qu'il l'a rendu adapté à chaque membre, quels que soient ses préférences et son choix. Quelqu'un qui fait tout ce qui est « high-tech » est déjà inscrit lorsqu'il arrive sur le site, mais quelqu'un qui n'utilise pas l'application et qui veut tout faire avec la carte du club peut également se rendre au poste d'enregistrement. Et tout le monde entre les deux aussi. Nous n’excluons personne et chaque membre peut décider lui-même de sa préférence.

Autosuffisance

Il est clair qu'Edese Golf Club Papendal et Xafax ne sont pas restés immobiles depuis le début de la collaboration. Que signifient réellement toutes ces évolutions pour le club ? « Une personne assise à la réception est interrompue une centaine de fois par jour pour traiter des transactions. Du rechargement des cartes de club à l'enregistrement des membres. Avec plus de 900 membres et un travail complet chaque jour, c'est un flux constant de distractions et d'interruptions. Ce que nous essayons de réaliser avec le système Xafax, c'est de supprimer toutes les transactions pour lesquelles le personnel du club de golf n'a aucune valeur ajoutée en les automatisant », explique Koning.

« Je crois beaucoup à l’autonomie. Dès que nous pouvons proposer cela à nos membres de manière simple, cela leur plaît beaucoup et c'est très bien accepté. De plus, cela permet à nos collaborateurs de se concentrer sur d’autres activités. « L'automatisation que nous propose Xafax leur donne plus de temps et leur permet de mieux faire leur travail », ajoute-t-il.

Futur

Cela semble donc positif. Toutefois, le succès actuel ne signifie pas que Koning envisage de ralentir son développement. Il est toujours à la recherche de moyens de rendre la tâche encore plus facile et plus agréable pour les membres du Edese GC Papendal. « À l'avenir, nous examinerons peut-être si nous pouvons également autoriser les joueurs invités à payer aux postes d'enregistrement. Nous travaillons également sur une sorte de jeu de simulation, dans lequel les joueurs effectuent un tir contre une toile et celui-ci est ensuite simulé sur la toile. Nous examinerons également avec Xafax comment nous pouvons y ajouter des méthodes de paiement et différents tarifs.

Un autre de mes souhaits concerne les bornes de recharge que nous aurons bientôt ici. J'aimerais avoir des tarifs différents pour les membres et les non-membres pour cela. Nous y réfléchissons également », conclut Koning.