HAS green academy Den Bosch

HAS green academy in Den Bosch is een zelfstandige Hogere Agrarische School die verschillende opleidingen aanbiedt in het teken van landbouw en voeding. Tonny Nijholt is coördinator gebouwen & techniek bij HAS en is onder meer verantwoordelijk voor het onderhoud van het gebouw en alle aanverwante technische zaken die daarbij komen kijken. Dat is onder andere betalen, printmanagement, toegangsregistratie, parkeertoepassing en aanwezigheidsregistratie. Hij neemt ons mee in de samenwerking tussen HAS green academy en Xafax.

Hoe ziet de dienstverlening van Xafax bij HAS green academy eruit?

Wij maken gebruik van NetPay systeem van Xafax. Dat is eigenlijk een database waarin alle gebruikers geregistreerd staan en waarmee zij via een tag allerlei registraties, koppelingen en transacties kunnen doen. Dat is onder andere betalen, printmanagement, toegangsregistratie en aanwezigheidsregistratie. Daarnaast hebben wij ook printers en Payters van Xafax en maken we gebruik van een aantal extra koppelingen zoals het gratis halen van koffie voor het personeel en aanwezigheidsregistratie. Dat laatste is bedoeld voor de reiskostenvergoeding. Wanneer iemand zich aanmeldt krijgt diegene voor die dag reiskostenvergoeding. Dat zijn creatieve oplossingen die we bedacht hebben op basis van NetPay.

Hoe is de samenwerking met Xafax ontstaan?

De samenwerking met Xafax was er al toen ik 28 jaar geleden in dienst kwam. De school was op technisch vlak op zoek naar een stukje onafhankelijkheid. De reden dat we als school voor Xafax hebben gekozen is omdat zij, zeker toen, vrij uniek waren in de markt op het gebied van betaald printen. Bij veel leveranciers zit je vast aan apparatuur van een bepaald merk. Dat wilden we niet.

Xafax is niet merk gebonden aan bepaalde apparatuur en kan met alle apparatuur een koppeling maken. Het maakt dus niet uit welke machines er over een aantal jaar binnenrollen. Als er nieuwe printapparatuur wordt geleverd, verandert er niets voor de studenten. De manier van printen en betalen blijft gewoon hetzelfde, er staat alleen een andere machine. Dat vind ik wel een groot voordeel, die merkonafhankelijkheid en flexibiliteit, waardoor je de vrijheid hebt in de keuze voor apparatuur.

Dat was voor ons de aanleiding om met hen in gesprek te gaan. Sindsdien heeft de samenwerking zich steeds doorontwikkeld. Dat is natuurlijk niet zomaar, want er is gewoon een goede klik.

Hoe verliep de implementatie van het systeem? En wat heeft het jullie opgeleverd?

De implementatie van het systeem verliep goed. Uiteraard komt daar wel het een en ander bij kijken, maar over het algemeen ging het soepel en heb ik daar weinig op aan te merken. Onze medewerkers reageerden ook blij op de verbeterde efficiëntie van de nieuwe software.

Door het nieuwe systeem hebben we een beter inzicht in de geldstromen binnen onze organisatie. Voorheen zat er bijvoorbeeld geen scheiding tussen studenten en personeel bij het halen van koffie. Daardoor konden ook studenten gratis koffie tappen. Nu kunnen alleen leerkrachten gratis koffie halen door middel van hun eigen tag. Dat scheelt enorm in kosten. Een ander voorbeeld is dat de betalingen bij de catering ook direct toegewezen worden aan de financiën van de catering, zonder dat hier extra handelingen van onze finance afdeling aan te pas hoeven te komen. Dat scheelt ook weer tijd en geeft ons beter overzicht.

Nog een voorbeeld is de reiskostenvergoeding. Voorheen kreeg iedere medewerker maandelijks een vast bedrag aan reiskostenvergoeding, ongeacht of ze daadwerkelijk op locatie waren of niet. In de coronatijd nam het aantal online lessen toe en werd er veel meer thuisgewerkt. Toen hebben we besloten de reiskostenvergoeding via het systeem te koppelen aan de aanwezigheidsregistratie. Zo worden de reiskosten alleen vergoed als ze ook daadwerkelijk gemaakt worden en krijgt iedereen waar hij of zij recht op heeft. Over het algemeen hebben we dus meer inzicht, controle en grip op de consumptie en dat soort zaken.

Welke specifieke functies vind je het meest waardevol en waarom?

Eigenlijk alle functies wel. Het gaat natuurlijk om het systeem als geheel. De toegevoegde waarde ervan is dat je heel creatief kan zijn met het systeem. Ik ben bijvoorbeeld heel blij met de toegangscontrole bij de slagboom en de aanwezigheidsregistratie. Dat zijn dingen waar het systeem niet direct voor gemaakt is, maar die wel mogelijk en makkelijk te implementeren zijn. Zo kun je NetPay inzetten als waardevolle tool om ook andere zaken mee te faciliteren. Daar zijn ze bij Xafax erg creatief mee en dat is heel fijn.

Hoe bevalt de samenwerking met Xafax?

Die bevalt prima. Mijn ervaring met Xafax is dat zij altijd erg accuraat zijn. Meer dan wij, als ik heel eerlijk ben. De lijntjes met Xafax zijn ook erg kort. Het is een platte organisatie, dus als je belt dan krijg je vrijwel direct de juiste persoon aan de lijn. Ik heb de hele ontwikkeling van papieren kopieerkaartjes naar digitaal meegemaakt. Daarin zijn wij als organisatie meegegroeid met Xafax en dat geeft ook wel een stukje vertrouwen. Dat is voor mij als intern adviseur binnen HAS heel belangrijk, want ik ben uiteindelijk verantwoordelijk. Als mij om advies gevraagd wordt, val ik terug op de partijen waar ik vertrouwen in heb. Xafax is zo´n partij.

Hoe zie je de samenwerking in de toekomst voor je?

Wat nog op onze wensenlijst staat is het regelen van de toegang in de lift. In principe is het namelijk niet de bedoeling dat studenten de lift pakken. We willen dat zij alleen toegang krijgen tot de lift wanneer zij fysiek niet in staat zijn om de trap te nemen. In dat geval zouden zij bij ons een tag kunnen ophalen waarmee zij de lift kunnen gebruiken. Maar die wens staat voor nu nog even op het ‘nice-to-have lijstje’.

Tonny Nijholt

Coördinator gebouwen & techniek

"Ik zou Xafax zeker aanbevelen"

Ik werk er natuurlijk niet voor niets al 28 jaar samen mee. Het is een prima bedrijf. Ze zijn kleinschalig en merkonafhankelijk, hebben korte lijntjes en werken prettig samen. De apparatuur is ook robuust, dus er zijn vrijwel nooit problemen of storingen. Ik kan me niet herinneren dat er een storingsmonteur langs moest komen. De software is bovendien kwalitatief goed en heel stabiel. Daarnaast, als ik eens de hulpdesk van Xafax contacteer, meestal voor extra rapporten o.i.d., dan krijg ik dat vlot geleverd. Ik heb er een hekel aan als dat soort dingen lang duren, maar bij Xafax is dat niet het geval.