Bibliotheek Enschede

Klantcase Bibliotheek Enschede

De Bibliotheek Enschede is de grootste openbare Bibliotheek van Overijssel. Naast de zes vestigingen zijn ze ook actief op bijvoorbeeld scholen en in wijkcentra. De bibliotheek is meer dan een plek om boeken te lenen. Zo kunnen bezoekers op een laagdrempelige manier hun bank- of belastingzaken regelen en hierbij ondersteuning krijgen. Hiermee bereikt de bibliotheek een van zijn doelstellingen: niet alleen mensen op taalgebied vaardiger maken, maar ook op digitaal vlak.

Sinds 2013 is Xafax leverancier van slimme bibliotheek oplossingen voor de bibliotheek in Enschede. Naast EasyAccount+ maakt de Bibliotheek Enschede ook gebruik van de Slimme Werkplek. Een energiezuinige oplossing die erg gebruiksvriendelijk is voor de gebruiker. Hoe de Slimme Werkplek en de samenwerking met Xafax bevalt lees je in deze klantcase.

In gesprek met
Sebastian Slots is medewerker ICT en specialist digitale vaardigheden. Hij werkt al meer dan 10 jaar bij de bibliotheek in Enschede. Samen met een team van 55 medewerkers werkt hij aan de doelstellingen van de bibliotheek. Het Educatie Team bestaat uit 12 collega’s. Zij ondersteunen klanten bij de digitale overheid en bieden hulp bij vragen over de Slimme Werkplek.

Wat was de situatie?

“Voordat wij met Xafax in aanraking kwamen hadden we hier een aantal vaste computers staan. Deze konden gereserveerd worden met een bibliotheekkaart via onze medewerkers. Dit was heel arbeidsintensief omdat je toezicht moest houden en veel onderhoud had aan de vaste computers. Ze moesten nagekeken en continu geüpdatet worden. Dit was ook storingsgevoelig. Verder hadden we een oude printoplossing, die eigenlijk gewoon bestond uit een collega die achter de balie zat met een printer. Die vroeg dan aan bezoekers die een printje wilden maken hoeveel pagina’s zij wilden drukken en berekende vervolgens de prijs die daarvoor betaald moest worden. Bezoekers printten vervolgens deze pagina’s en liepen daarmee naar een medewerker om dit te betalen. Intensief en heel erg omslachtig.”

Het ICT team kwam toen uit op EasyAccount+. Bezoekers konden hiermee zelf inloggen en hun tegoeden zien. Sebastian vertelt: “Dat gaat nu allemaal volautomatisch. Mensen betalen eerst voor het aantal printjes wat ze willen maken en pas daarna worden deze afgedrukt. We hebben geen administratie meer nodig en ook geen collega’s die de printers moeten bemannen. Dus dat is veel makkelijker. Maar omdat het nog op onze eigen, oude hardware stond, was het nog steeds iets te arbeidsintensief. Het hoge stroomverbruik, wat natuurlijk nu ook een hot item is, was ook niet wenselijk.”

De Slimme Werkplek

Toen de Bibliotheek Enschede toe was aan het vervangen van de hardware is er gekozen voor de Slimme Werkplek oplossing van Xafax. Hierdoor heeft het ICT team minder werk, maar wel dezelfde gebruiksvriendelijkheid voor de gebruikers. De 50 Slimme Werkplekken draaien al twee jaar in de bibliotheek en dat bevalt prima.

Waarom heb je gekozen voor de Slimme Werkplek?
“Het lage energieverbruik en bijbehorende bezuiniging waren een mooie bijkomstigheid, maar twee jaar geleden speelde dat nog niet. Wij hebben vooral gelet op het onderhoudsarme aspect ervan. Wij doen er nu zelf eigenlijk niks meer aan, als er iets kapot gaat bellen of mailen we naar Xafax en dan is het opgelost. In het verleden moest je zelf de computer bekijken, opnieuw inrichten of installeren en dat is een veel langere klus dan even een telefoontje plegen en opgelost! Op gebied van onderhoud worden we dus volledig ontzorgd door Xafax. Ons ICT team is een stuk kleiner en we hebben vrij weinig uren te besteden. De Slimme Werkplek is niet arbeidsintensief en is wat mij betreft een hele mooie oplossing.”

Hoe makkelijk of moeilijk was het om met de Slimme Werkplekken aan de slag te gaan?
“Het implementatieproces verliep heel erg goed. Er is ruim de tijd genomen om tot een goede planning te komen en daarin is ook goed gecommuniceerd. Uiteraard waren er een paar zaken die gefinetuned moesten worden. Hiermee bedoel ik dingen zoals de achtergrond op de desktop, we wilden graag onze eigen stad als achtergrond. We zijn een grote bibliotheek dus dan is het wel mooi als het niet allemaal standaard is. Ook programma’s toevoegen, er is op ons verzoek een bepaald fotobewerking programma geïnstalleerd. Dat is een vraag vanuit onze klanten geweest en nadat wij het bij Xafax hebben neergelegd was het binnen een week of twee geregeld. Voor de rest is de hele implementatie gewoon prima gegaan.”

Wat is de Zelfie Zuil?

“De laatste toevoeging die wij gedaan hebben is de Kiosk. Wij noemen het de Zelfie zuil. Er was een prijsvraag uitgeschreven onder collega’s om een leuke naam te bedenken. Want er stond op betalen, maar dat vonden wij niet echt wat. Zelfie was de winnende inzending. Op deze manier krijg je ook meer draagvlak binnen het team. Want je collega’s moeten er over nadenken wat je kan met de Kiosk, dat hebben wij uitgelegd en training erover gegeven. Voor bezoekers is het een laagdrempelige manier om een ticket voor een activiteit te kopen, reserveringen te maken voor een werk- of studieplek. Daarnaast kunnen ze tegoed opladen voor printen en kopiëren of via de Zelfie zuil hun boetegeld betalen.”

Wat leveren de oplossingen van Xafax op voor Bibliotheek Enschede?

"Als je kijkt naar de huidige oplossing van Xafax zit de meerwaarde daarvan echt in het stukje ontzorgen. We hadden in het verleden 6 á 7 man op de ICT-afdeling, nu ben ik nog de enige. Dat had niet gekund als ik onze volledige ICT moest onderhouden. Met de oplossingen van Xafax is het grootste deel daarvan gewoon uitbesteed. Mensen kunnen door Xafax zelf automatisch lid worden, evenementen boeken, boekenboetes betalen, checken welke boeken ze thuis hebben, studieplekken reserveren, hun pasje opwaarderen of gebruik maken van een tegoedbon. Vervolgens kunnen ze via de desktop in de online omgeving van de bibliotheek. Vanuit daar kunnen ze betaald printen en kopiëren, maar dat kan ook direct vanaf hun mobiel of laptop. Daarnaast besparen de desktops van Xafax behoorlijk wat stroom in vergelijking met de normale Pc’s die we hiervoor hadden staan. Dat zorgt op termijn voor een flinke energie- en kostenbesparing, zeker met de huidige stroomprijzen."

Zou je Xafax aanraden? Waarom wel of niet?
"Ik zou Xafax zeker aanraden aan andere bibliotheken. Xafax is natuurlijk al wel een bekende naam in bibliotheekland en dat is denk ik niet voor niets. Het is een goede oplossing. Er is een bepaalde vraag binnen bibliotheken voor het betaald printen, zeker omdat de meeste mensen thuis geen printer meer hebben. Xafax is daarin gewoon een heel goede partij."

Cherry Lavrijsen

Account manager Library

Oplossingen voor deze case

EasyAccount+

EasyAccount+ (EAP) is een totaaloplossing voor het beheren, betalen en registreren van vele faciliteiten in de bibliotheek. EAP bestaat uit slimme selfservice modules, zoals werkplekken en ruimtes reserveren, ticket verkoop en tegoed (bonnen) kopen, waarmee je voor leden en niet-leden een uiterst gebruiksvriendelijke (betaal)omgeving creëert.

Meer over EasyAccount+

PinStation Kiosk

De PinStation Kiosk is een multifunctionele selfservice Kiosk. Uw gasten kunnen zonder tussenkomst van een medewerk(st)er werkplekken, ruimtes en goederen reserveren. Dit kan via onze EasyReservations module.

Meer over PinStation Kiosk

De Slimme Werkplek

De Slimme Werkplek biedt bezoekers een volledig uitgeruste en up-to-date werkplek. Deze werkplek wordt door Xafax beveiligd en up-to-date gehouden. Geen omkijken naar het beheer, want die nemen wij voor je uit handen. Zo kunnen medewerkers zich focussen op andere taken. Daarnaast is de werkplek extreem energiezuinig.

Meer over De Slimme Werkplek

EasyPrint

EasyPrint is een complete oplossing voor (betaald) printen, kopiëren, scannen, Follow Me printing en beveiligd printen in de bibliotheek. EasyPrint koppelt iedere printer of multifunctional aan het EasyAccountPlus (EAP) cloud platform.

Meer over EasyPrint